Bei Eigentümergemeinschaften, etwa von Mehrfamilienhäusern, sind die Instandhaltungsrücklagen grundsätzlich zweckgebunden und dürfen nur für Renovierungs- und Sanierungsarbeiten an einer Immobilie verwendet werden. Also zum Beispiel, wenn Schäden am Haus instandgesetzt werden müssen. Laufende Kosten wie Hausversicherungen und Betriebskosten wie Gas, Strom oder Wasser dürfen davon nicht beglichen werden. Für welche Reparaturkosten die Instandhaltungsrücklage letztendlich verwendet wird, obliegt den Eigentümern. Wenn beispielweise kleinere Reparaturen anstehen, können diese auch als Sonderumlage von den Eigentümern finanziert werden, um die Rücklagen für größere Arbeiten aufzusparen. Eine Sonderumlage ist ein einmaliger Betrag, der auch erhoben werden kann, wenn die anstehenden Kosten die Rücklagen übersteigen.
Bei Besitzern von Einfamilienhäusern basiert die Instandhaltungsrücklage rein auf freiwilliger Basis, doch sollte deshalb nicht vernachlässigt werden. Schließlich kann ein angesparter finanzieller Puffer sehr hilfreich sein.
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Als grobe Faustformel raten manche Experten dazu, jeden Monat einen Euro pro Quadratmeter zurückzulegen. Doch dies kann je nach Gebäude zu pauschal angesetzt sein. Deshalb sollten mehrere Faktoren berücksichtigt werden, um eine sinnvolle Höhe für die Instandhaltungsrücklage festzulegen:
Je nach individueller Bewertung dieser Faktoren, sind Rücklagen zwischen 4 und 10 Euro pro Monat pro Quadratmeter besser. Schließlich müssen gerade bei Altbauten nicht nur umfangreiche Instandhaltungsmaßnahme stattfinden, sondern auch eine Vielzahl an kleineren Reparaturen können unterm Strich ins Geld gehen. Wer hierfür nicht selbst eine niedrige Rücklage bilden kann, hat sich wahrscheinlich mit der Immobilie übernommen und ist auf Fremdkapital angewiesen. Schließlich werden die Instandhaltungskosten grundsätzlich irgendwann auf einen zukommen.
Bei einem Neubau müssen Baufamilien weitaus weniger zurücklegen, da ihr Gebäude auf dem neuesten Stand ist. Eine Vielzahl an Bauprodukten sowie die Haustechnik sind mit einer Garantie ausgestattet, die den Hausbesitzer vor verfrühten Schäden und Kosten schützen. Dementsprechend können die monatlichen Sparbeträge weitaus niedriger angesetzt werden, was ein wichtiges Argument für den Bau einer neuen Immobilie ist.
Tipp: Familien sollten die Instandhaltungsrücklage grundsätzlich auf ein separates Konto einzahlen, um nicht in Versuchung zu kommen, die Ersparnisse anderweitig zu nutzen. Das Konto wird nur für Investitionen am Haus eingesetzt.
Eine Reparatur am Eigenheim sollte möglichst umgehend angegangen und nicht wegen finanzieller Engpässe verschoben werden. Ansonsten kann es zu schwerwiegenderen Spätfolgen kommen, die dann noch schwieriger zu stemmen sein können. In sehr kritischen Fällen kann sogar die Bewohnbarkeit des Gebäudes eingeschränkt sein. Gerade bei Dachreparaturen oder Feuchtigkeitsschäden können schnell hohe Summen zusammenkommen, die nur durch eine angesparte Instandhaltungsrücklage problemlos zu bewältigen sind.
Auch wenn größere Investitionen zum Beispiel wegen der Heizungsanlage anstehen, können sich Eigenheimbesitzer mit Instandhaltungsrücklage glücklich schätzen, da kein weiterer Kredit aufgenommen werden muss. Zudem können oftmals hochwertigere Anschaffungen getätigt werden, die auf den ersten Blick teurer, doch auch langlebiger sind.
Wer eine Wohnung in einem Mehrfamilienhaus besitzt, ist meist Teil einer Eigentümergemeinschaft. Da einige Sanierungsarbeiten an Dach, Fassade, Keller oder Haustechnik alle Bewohner betreffen, sollte die Instandhaltungsrücklage gerade hier gebildet werden. Schließlich möchten die Eigentümer etwaige Kosten gerecht aufteilen. Auf der sogenannten Eigentümerversammlung wird meist der jährliche Beitrag für die Rücklagen festgelegt. Hier können mit Abgaben zwischen 5 und 10 Euro pro Quadratmeter und Monat gerechnet werden. Meist wird hierfür ein Verteilerschlüssel auf die Besitzer umgelegt, da nicht immer jeder Eigentümer über dieselbe Wohnfläche verfügt. Die Instandhaltungskosten bilden zusammen mit den laufenden Betriebskosten und den Hausverwaltungskosten das sogenannte Hausgeld.
Die Instandhaltungsrücklage wird bei Mehrfamilienhäusern meist vom Hausverwalter betreut und vom diesem im Regelfall auch vorgeschlagen, da er am ehesten die anfallenden Kosten kennt und den besten Überblick über das Gebäude hat. Die Eigentümergemeinschaft bewilligt letztendlich die Beitragshöhe und legt diese im Protokoll fest. Zudem überwacht der Hausverwalter die Zahlungseingänge und mahnt eventuelle Abweichungen an den zuständigen Eigentümer. Jede Wohnungseigentumsgemeinschaft ist verpflichtet, einen Hausverwalter zu ernennen, so Wohnungseigentumsgesetz § 20. Ob hierfür ein Eigentümer oder ein professioneller Dienstleiter eingesetzt wird, entscheidet ebenfalls die Eigentumsgemeinschaft.
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Sollte sich herausstellen, dass die Instandhaltungsrücklage beim Mehrfamilienhaus zu hoch angesetzt wurde, können Eigentümer eine Senkung des zukünftigen Betrags fordern. Optional kann ein Teil der Rücklage auf ein zinsgünstiges Festgeldkonto angelegt werden. Die daraus resultierenden Zinsen werden dann in die Rücklage mit reingepackt. Allerdings müssen die daraus gewonnenen Zinserträge immer versteuert werden. Außerdem sollten die Eigentümer bedenken, dass das Geld auf dem Festgeldkonto im Notfall nicht kurzfristig zur Verfügung steht. Eine Auszahlung der Zinsen an die Eigentümer ist grundsätzlich nicht möglich und kann ausschließlich für Maßnahmen am Haus genutzt werden. Beim Besitzer eines Einfamilienhauses sieht das schon anders aus. Da er eigenständig die Rücklage bildet, kann er selbst entscheiden, ob er Geld aus der angesparten Rücklage entnimmt.
Auf den ersten Blick ist eine zu niedrig angesetzte Instandhaltungsrücklage beim Mehrfamilienhaus erstmal erfreulich, doch langfristig könnte dies zur Kostenfalle für die Eigentümer werden. Schließlich stehen irgendwann größere Reparaturkosten an, die dann nur schwierig gestemmt werden können. Meist hilft dann nur eine Sonderumlage, die den einen oder anderen Wohnungsbesitzer in finanzielle Probleme bringen kann. Deshalb sollte bei der Beitragshöhe immer mit Maß und Mitte geplant werden, nicht dass einer der Eigentümer später gezwungen ist, seinen Hausanteil zu verkaufen.
Hinweis: Zudem dürfen etwaige Kosten, die alle Besitzer betreffen, nicht nur auf einen Eigentümer umgelegt werden, sondern müssen immer zulasten der Gemeinschaft gehen.
Die Auszahlung der Instandhaltungsrücklage bei einem Mehrfamilienhaus ist beim Verkauf des Eigentums nicht möglich, sondern wird gemeinsam mit dem Hausverkauf veräußert. Dennoch ist es möglich, dass der eingezahlte Anteil auf die Kosten für den Wohnraum mit aufgeschlagen werden. Grundsätzlich ist dies nicht zum Nachteil des Käufers, denn sein Geld ist ja nicht verloren, sondern nur in der Instandhaltungsrücklage gebunden. Sollten dann Sanierungsarbeiten anstehen, kommen unter Umständen erstmal keine weiteren Kosten auf den neuen Besitzer zu. Daher ist es ratsam, sich vor dem Kauf einer Immobilie ausführlich beim Hausverwalter zu informieren.
Wer seine Immobilie vermietet, kann die Instandhaltungskosten von der Steuer absetzen, sobald diese tatsächlich angefallen sind – also sobald Reparaturen oder Renovierungen durchgeführt worden sind und das Gebäude in einen neuen Stand gebracht wurde. Das gilt zumindest für die auf Rechnung erbrachten Dienstleistungen. Materialkosten können steuerlich nicht abgesetzt werden.
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